Dematimmo est la première solution permettant la préparation, animation et suivi des CALEOL au format physique, hybride avec visio ou dématérialisé.
Plus d’une vingtaine de bailleurs sociaux utilisent Dematimmo au quotidien pour la gestion de leurs CALEOL avec des tensions marchés variées (tendu et détendu).
Un confort quotidien pour les collaborateurs en charge de la préparation et l'animation des CALEOL, une accélération possible des commissions, des gains directs sur l'efficience des équipes et la vacance locative.
Dematimmo a été conçu pour répondre à des problématiques et enjeux exprimés par des bailleurs sociaux de secteurs détendus et tendus.
Améliorer le délai de relocation des logements et réduire la vacance
Avoir un meilleur suivi de l’activité d’attribution
Pouvoir se reposer sur des outils encadrant le contexte réglementaire
Gagner du temps dans la préparation et suivi des CALEOL pour les collaborateurs, fluidifier les processus internes
S’équiper d’outils modernes pour améliorer le confort des utilisateurs et limiter l’impression papier
Dematimmo est une plateforme complète pour gérer vos CALEOL de manière numérique, évolutif et hautement paramétrable, il permet de s'adapter à vos pratiques et règlement intérieur de CALEOL.
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3 modes de CALEOL
Préparation et planification des CALEOL en mode physique, hybride (visio) ou dématérialisé.
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Préparation de la CALEOL
Gestion des votants et envoi automatique des convocations avec les informations cloisonnées selon les destinataires (RGPD).
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Interfaçage à l’ERP
Récupération automatique du rapprochement offre-demande réalisé depuis l’ERP avec les informations sur les demandeurs / occupants / ressources, logements...
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Dossiers CALEOL complets
Dossiers présentés en CALEOL affichés pour les votants avec possibilité de comparer les demandeurs positionnés sur un même logement.
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Interface dédiée aux votants
Interface de vote ergonomique pour les membres de CALEOL, communes, préfectures, EPCI, réservataires...
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Mode animateur pour les collaborateurs
Interface de vidéoprojection pour l’animateur de la CALEOL avec mode vote collégial ou vote par chaque votant depuis leur interface (affichage des votes en temps réel).
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PV de CALEOL automatisé
Génération du PV de CALEOL automatique en fin de séance.
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Signature électronique
Signature électronique du PV de CALEOL par le président de séance (possibilité d’avoir plusieurs signataires comme le secrétaire de séance).
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Pilotage de la CALEOL
Suivi en temps réel du déroulement des CALEOL par les collaborateurs avec relances manuelles ou automatiques en CALEOL dématérialisées.
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Pilotage de l’activité
Statistiques consolidées pour chaque CALEOL au niveau de l’instance de CALEOL, agence / territoire, commune, epci, préfecture...
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Anonymisation
Anonymisation des dossiers demandeurs possible pour l’interface de vote.
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RGPD
Purges automatiques et anonymisation automatique des données personnelles après un délai paramétré par le bailleur.
Intégration dans le SI
Les connecteurs permettent de récupérer les données depuis l’ERP automatiquement (demandes, occupants, ressources, logements, rapprochement, équipements …) dans le sens aller puis une fois la CALEOL terminée, les connecteurs permettent une saisie des résultats de CALEOL pour chaque dossier dans l’ERP en sens retour.
L’effort technique pour la DSI est donc bien moins important permettant un déploiement rapide de la solution.
Les gains DEMATIMMO
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Gains en délai de relocation
Entre 2j et 7j de gain chez nos clients actuels selon leurs pratiques et fréquence des CALEOL -
Des équipes plus productives
Suppression des tâches chronophage à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur les dossiers et l’animation de la CALEOL -
Optimisation des déplacements
Grâce aux CALEOL numériques (hybrides ou dématérialisées) -
Satisfaction des demandeurs
qui obtiennent une réponse rapide après visite d’un logement + meilleure rétention commerciale des demandeurs qui sont sollicités par plusieurs organismes
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Gain de temps conséquent
Pour les équipes sur la préparation, l’animation et l’après CALEOL grâce à l’automatisation de plusieurs tâches, la remontée des infos avec l’ERP... -
Outil offrant un cadre conforme à la réglementation
Une meilleure traçabilité et transparence des votes émis -
Pilotage et reporting des attributions en temps réel
Permettant de générer des rapports par communes, EPCI, préfecture... -
Facilité d’animation des CALEOL physiques
Avec écran de vidéoprojection dédié, signature électronique du PV... -
Meilleure conformité RGPD
Avec un cloisonnement des informations selon les utilisateurs, anonymisation possible des dossiers, purges...
Ils nous font confiance
Utilisé depuis le début de la crise sanitaire, l’outil Dematimmo mérite d’être mis à l’honneur ! En effet, la dématérialisation des commissions d’attribution permet avant tout un gain de temps considérable pour les membres des CALEOL et une flexibilité non négligeable dans leur organisation. Le constat est identique pour les administrateurs des CALEOL de par l’automatisation de la saisie des résultats, des PV et de leur envoi. Cette organisation permet une fréquence des CAL à la demande et par conséquent une réduction de vacance locative. Enfin, la limitation des déplacements et des impressions est également à souligner à l’heure de l’urgence environnementale que nous connaissons tous aujourd’hui …
Coordinateur gestion et concertation locative chez Maisons et Cités
En ma qualité de responsable gestion locative centralisé, j’étais à l’affût de tout outil participant à la révolution digitale de mon métier. La simplicité apparente de Dematimmo m’a laissé entrevoir un gain potentiel dans l’organisation de nos CAL au sein du Groupe. En qualité de membre du groupe projet et du comité de pilotage, j’ai particulièrement apprécié le modus operandi appliqué par Activinnov très structurant et confortable. L’équipe d’Activinnov était disponible, à l’écoute de nos attentes, compréhensives sur nos légitimes hésitations et force de proposition lorsqu’il le fallait. Je tiens à saluer la patience de Julien lors des formations, le dynamisme de Jonathan à chaque nouvelle contrainte soulevée et l’efficacité d’Yves aux différents stades de l’expérimentation. Le SAV ou « support » d’Activinnov a toujours été à la hauteur des enjeux en terme de réactivité ou de solution corrective. Je recommande chaleureusement aussi bien l’équipe que l’outil !
Responsable gestion locative centralisé chez CDC Habitat
Nous avions le projet de dématérialiser nos Commissions d’Attribution Logement, la période de confinement en a accéléré la mise en œuvre. Activinnov nous a accompagné pendant toute la phase projet, ils ont su entendre nos besoins, nos spécificités et faire évoluer leur outil en fonction de ces particularités. Grâce à la facilité d’utilisation et l’intuitivité de son interface et la possibilité de l’utiliser sur tout type de support, l’application a été très rapidement prise en main par nos administrateurs et les représentants des villes. Enfin Dematimmo est un outil complet qui permet des transmissions d’informations en dématérialisé garantissant le respect des règles RGPD tout en fiabilisant la confidentialité des votes et la fiabilisation du Procès-Verbal.
Directeur de la Clientèle chez Lille Métropole Habitat
Sur le département, la SA HLM de l’Oise a été précurseur sur le déploiement de la Commission d’Attribution des Logements dématérialisée (CAL) via l’outil Dematimmo qui : Permet aux élus du territoire d’optimiser leurs temps de représentation et s’affranchir des contraintes de déplacements. Les collectivités participent dorénavant à près de 85% des CAL ; S’inscrit pleinement dans notre démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et de sobriété énergétique en limitant les déplacements et les émissions de carbone ; Côté métier, c’est logiciel ergonomique et intuitif qui permet une aide à la prise de décision pour nos administrateurs tout en conservant les interactions entre les membres de la CAL comme cela était le cas lors des CAL physique. Merci aux équipes d’Activinnov, pour leur accompagnement dans le déploiement de cet outil.
Directeur Habitants & Territoires chez SA HLM de l’Oise
Dans le cadre du regroupement des 4 ex OPH métropolitains au 01/01/2021, Habitat & Métropole a fait le choix de piloter les Commission d’Attribution avec l’outil Dematimmo d’Activinnov. Le changement d’échelle nécessitait la mise en place d’un outil de pilotage des Commissions d’Attribution qui nous permette de la souplesse, de l’autonomie et de l’agilité. C’est ce que nous avons trouvé à travers cette solution entièrement paramétrable et adaptable à notre organisation.
Directeur Territorial Furan chez Habitat & Métropole
Nous utilisions une CAL dématérialisée depuis très longtemps. Le repositionnement sur DEMATIMMO nous a permis de proposer à nos métiers et nos administrateurs une nouvelle ergonomie très efficace. De nouvelles fonctionnalités, comme la possibilité d’échanger entre administrateurs à travers un tchat, ont été saluées. Enfin, nos métiers disposent d’une grande autonomie sur la paramétrage de la solution avec l’accès à des statistiques sur les usages qui permettent des optimisations. Coté DSI, l’interopérabilité du logiciel est très appréciée et une intégration forte de la solution dans notre SI a été réalisée pour fluidifier les processus internes
Directeur adjoint Responsable des Systèmes d'information chez Habitat 76
Les qualificatifs qui nous viennent pour décrire l’équipe d’Activinnov sont ceux de Disponibilité, Professionnalisme, Patience, Soutien, Persévérance, Adaptabilité. Nous avons installé l’outil Dématimmo dans un délai contraint et l’équipe a su se rendre disponible et efficace pour respecter les délais. Dematimmo nous permet un gain de temps important sur le volet administratif (le temps gagné est une valeur ajoutée pour la relation client). Il permet une sécurité réglementaire et une responsabilité environnementale (gain d’éditions de listing). Les CALEOL sont également plus flexibles grâce à l’alternance de CAL physiques et dématérialisées. Les administrateurs apprécient l’ergonomie de l’outil et tous reconnaissent qu’il est simple d’utilisation. Même après plus d’un an d’installation, l’équipe est toujours présente avec nous lorsque nous la sollicitons. Avec ce produit, nous avons fait un grand pas vers la modernité et n’avons pas regretté notre choix de changement.
Responsable Espace Location chez Cristal Habitat
Le développement et l’utilisation au quotidien des solutions Activinnov, Dematimmo (depuis 2012) et MROD (en cours de développement), est l’assurance pour notre organisme d’utiliser quotidiennement des solutions digitales intelligentes, souples, flexibles, agiles et automatisées. Depuis la mise en place de Dematimmo, nos collaborateurs ont gagné en temps et efficacité, leur permettant de se consacrer à la commercialisation en minimisant le temps administratif. Nos membres de CALEOL prennent des décisions éclairées, argumentées grâce au partage de données dans le respect de la RGPD, et ont diminué de fait leur empreinte carbone en limitant les déplacements chronophages et coûteux. Le bon rapport qualité/prix des solutions proposées par Activinnov et l’assistante technique « au taquet » en font un prestataire apprécié par tous les utilisateurs et les services budgétaires 😉
Directeur du Développement Commercial chez OPAC Saône-et-Loire
Les qualificatifs qui nous viennent pour décrire l’équipe d’Activinnov composée notamment de Jonathan, Julien et Yves sont ceux de Disponibilité, Professionnalisme, Patience, Soutien, Persévérance, Adaptabilité.Nous avons installé l’outil Dematimmo dans un délai contraint et l’équipe a su se rendre disponible et efficace pour respecter les délais.Dematimmo nous permet un gain de temps important sur le volet administratif (le temps gagné est une valeur ajoutée pour la relation client). Il permet une sécurité réglementaire et une responsabilité environnementale (gain d’éditions de listing). Les CALEOL sont également plus flexibles grâce à l’alternance de CAL physiques et dématérialisées. Les administrateurs apprécient l’ergonomie de l’outil et tous reconnaissent qu’il est simple d’utilisation.Même après plus d’un an d’installation, l’équipe est toujours présente avec nous lorsque nous la sollicitons. Avec ce produit, nous avons fait un grand pas vers la modernité et n’avons pas regretté notre choix de changement.
Responsable Espace Location chez Cristal Habitat
Nous utilisions une CAL dématérialisée depuis très longtemps. Le repositionnement sur DEMATIMMO nous a permis de proposer à nos métiers et nos administrateurs une nouvelle ergonomie très efficace. De nouvelles fonctionnalités, comme la possibilité d’échanger entre administrateurs à travers un tchat, ont été saluées. Enfin, nos métiers disposent d’une grande autonomie sur la paramétrage de la solution avec l’accès à des statistiques sur les usages qui permettent des optimisations. Coté DSI, l’interopérabilité du logiciel est très appréciée et une intégration forte de la solution dans notre SI a été réalisée pour fluidifier les processus internes
DA responsable des systèmes d’information chez Habitat 76